Arkevia : le coffre-fort numérique pour vos documents RH

Arkevia, c’est quoi ? Le coffre-fort numérique pour vos documents RH

Un service sécurisé pour conserver vos bulletins de paie et autres documents importants

Vous vous demandez qu’Arkevia peut apporter à votre quotidien de salarié ? Derrière ce nom se cache un coffre-fort numérique conçu spécifiquement pour les ressources humaines. Son objectif est simple : vous permettre de stocker, consulter et partager vos documents professionnels en toute tranquillité, sans avoir à imprimer des ramettes de papier. Conçue pour remplacer le stockage papier, cette plateforme centralise vos bulletins de paie, certificats de travail, conventions de mise à disposition et tout autre justificatif. Vous pouvez aussi y ajouter vos propres documents importants. Fini les classeurs poussiéreux : tout est accessible en ligne, 24 heures sur 24.

Une plateforme 100 % française, conforme au RGPD

La question de la sécurité des données est légitime quand on parle de documents sensibles comme les bulletins de paie. Arkevia a l’avantage d’être hébergé en France, sur des serveurs sécurisés soumis aux normes européennes. Le service respecte scrupuleusement le Règlement Général sur la Protection des Données, ce qui signifie que vos informations personnelles ne partent pas à l’étranger. L’entreprise derrière Arkevia s’engage à ne pas revendre vos données et applique des protocoles stricts de chiffrement. Vous pouvez donc confier vos bulletins de paie sans crainte. Le choix d’un hébergement français garantit aussi que vos données sont régies par la législation européenne, renforçant votre protection.

Première connexion et création de votre compte Arkevia

Activez votre espace personnel avec votre matricule et votre code secret

Pour accéder à la plateforme pour la première fois, vous avez besoin de deux informations fournies par votre employeur : votre matricule et un code secret temporaire. Ces éléments sont généralement envoyés par e-mail ou remis en main propre lors de l’intégration. Rendez-vous sur la page de connexion myarkevia.com, cliquez sur « Première connexion » et suivez les étapes. Voici le détail :

1. Recevez vos identifiants (matricule et code secret) de la part de votre service RH.
2. Allez sur myarkevia.com et cliquez sur « Première connexion ».
3. Saisissez votre matricule et votre code secret temporaire.
4. Acceptez les conditions générales d’utilisation après les avoir lues attentivement.
5. Créez votre mot de passe personnel. Choisissez-le robuste : au moins 12 caractères mêlant lettres, chiffres et symboles. Utilisez un gestionnaire de mots de passe pour le retenir en toute sécurité.
6. Confirmez votre adresse e-mail. Privilégiez une adresse personnelle plutôt que professionnelle, car elle reste valable même après avoir quitté l’entreprise.
7. Validez l’activation. Vous recevrez un e-mail de confirmation.

Une fois ces étapes réalisées, votre compte est actif. Vous pouvez dès à présent consulter vos documents.

Connexion à Arkevia : accédez à vos documents 24 h/24

Se connecter sur myarkevia.com et récupérer un accès perdu

Après l’activation, la connexion est simple : ouvrez votre navigateur, tapez myarkevia.com, saisissez votre adresse e-mail et le mot de passe que vous avez créé. La plateforme fonctionne aussi bien sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Vous pouvez donc vérifier votre bulletin de paie à n’importe quelle heure. Si la page de connexion ne s’affiche pas correctement, videz le cache de votre navigateur ou essayez un autre navigateur. Certains pare-feux d’entreprise peuvent bloquer l’accès : dans ce cas, utilisez un réseau personnel.

Que faire si vous avez oublié votre mot de passe ou votre adresse e-mail ? Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur la page de connexion. Vous recevrez un lien de réinitialisation par e-mail. Si l’e-mail n’arrive pas, vérifiez vos spams et assurez-vous que l’adresse est correcte. En cas de problème persistant, contactez le support à contact@arkevia.com ou votre service RH. N’utilisez jamais un mot de passe réutilisé ailleurs sur un autre service. Un gestionnaire de mots de passe reste la meilleure solution pour éviter ce genre de situation.

Gérer et stocker vos documents dans votre coffre-fort numérique

Recevoir automatiquement vos bulletins, classer et partager en toute sécurité

Une fois connecté, votre tableau de bord affiche votre boîte de réception. C’est ici que vos bulletins de paie arrivent automatiquement chaque mois. Vous pouvez les trier par date, les ranger dans des dossiers personnalisés (par année, par employeur) ou les exporter en PDF. La plateforme propose une recherche par mot-clé pour retrouver rapidement un document. Le partage sécurisé est particulièrement utile : vous envoyez un lien à un notaire, une banque ou un futur employeur sans avoir à utiliser un e-mail non crypté. Vous pouvez définir une date d’expiration pour ce lien et révoquer l’accès à tout moment. L’historique des actions (consultations, téléchargements, partages) est conservé, ce qui vous permet de tracer toute activité sur votre compte.

Un autre point fort : même si vous changez d’employeur, vos documents restent accessibles sur Arkevia. Pour en savoir plus sur d’autres solutions similaires, découvrez MyPeopleDoc. Le service garantit une conservation de vos bulletins de paie pendant 50 ans, ou jusqu’à votre 75e anniversaire. Cette indépendance vis-à-vis de l’employeur est essentielle pour la gestion de vos preuves de carrière. Vous n’avez pas à vous soucier de perdre vos justificatifs en quittant une entreprise.

Arkevia et la transition professionnelle

Conserver vos documents après un départ de l’entreprise

Lorsque vous quittez un employeur, l’accès à ses outils internes cesse généralement. Avec Arkevia, c’est différent : vos bulletins de paie et autres documents restent accessibles dans votre compte personnel. La convention de mise à disposition signée entre votre employeur et Arkevia garantit cette continuité. Vous pouvez donc consulter vos fiches de paie des années précédentes sans problème, même si vous n’êtes plus dans l’entreprise. Cela facilite les démarches administratives comme une demande de prêt immobilier, une validation de trimestres de retraite ou une procédure avec un notaire.

Centraliser les bulletins de paie de plusieurs employeurs

Si vous travaillez pour plusieurs sociétés qui utilisent toutes Arkevia, vos documents seront automatiquement regroupés dans un seul compte. C’est un vrai gain de temps pour les freelances, les intérimaires ou les salariés multi-employeurs. Vous pouvez créer des dossiers distincts par entreprise dans votre espace personnel pour mieux organiser vos documents importants. En cas de départ d’un employeur, ses bulletins de paie restent dans votre compte. La centralisation simplifie aussi la préparation de votre dossier pour un entretien d’embauche ou une demande de prêt.

Sécurité et protection de vos données sur Arkevia

Chiffrement, double authentification et sauvegardes automatiques

La plateforme utilise un chiffrement avancé (AES-256) pour protéger vos fichiers en transit et au repos. Cela signifie que même si les données étaient interceptées, elles resteraient illisibles sans la clé de déchiffrement. En option, vous pouvez activer la double authentification : un code supplémentaire vous sera envoyé par SMS ou via une application d’authentification. Cette couche de protection est très efficace contre les accès non autorisés, même si votre mot de passe est compromis.

En parallèle, Arkevia réalise des sauvegardes automatiques quotidiennes sur plusieurs sites. En cas de panne technique ou de sinistre, vos documents ne sont pas perdus. Un historique des actions (consultations, téléchargements, partages) est également conservé, ce qui permet de tracer toute activité sur votre compte. Pour une tranquillité d’esprit maximale, vous pouvez aussi télécharger une copie locale de vos documents les plus importants. Le respect du RGPD et l’hébergement en France sont des garanties supplémentaires pour la gestion de vos données personnelles.

Questions fréquentes et bonnes pratiques autour d’Arkevia

Questions pratiques

Puis-je centraliser les bulletins de paie de plusieurs employeurs ? Oui, si toutes les sociétés utilisent Arkevia, vos documents sont regroupés automatiquement dans un même compte. Vous pouvez les organiser par dossiers.

Que faire si je reçois un message d’erreur lors de la connexion ? Vérifiez votre connexion internet, videz le cache du navigateur, désactivez temporairement un éventuel VPN. Si le problème persiste, contactez le support à contact@arkevia.com.

Comment désactiver mon compte ou demander la suppression de mes données ? La procédure est détaillée dans les conditions générales. En général, vous devez envoyer une demande écrite au support ou à votre dernier employeur. Arkevia s’engage à supprimer vos données dans les délais légaux.

Puis-je télécharger tous mes documents en une fois ? Oui, l’option d’export en masse est disponible dans les paramètres de votre compte. Vous pouvez ainsi récupérer une archive complète de vos bulletins de paie et autres fichiers.

Est-ce que mes documents sont accessibles à mes proches après mon décès ? La plateforme n’a pas de fonction dédiée, mais vous pouvez partager un accès ou télécharger vos documents. Renseignez-vous auprès du support pour les cas particuliers.

Bonnes pratiques de sécurité recommandées

• Utilisez un gestionnaire de mots de passe pour créer et retenir un mot de passe unique et complexe pour Arkevia.
• Activez la double authentification dans les paramètres de votre compte pour une protection renforcée.
• Ne partagez jamais vos identifiants avec un tiers, y compris votre employeur.
• Effectuez une sauvegarde locale de vos documents les plus importants au moins une fois par an.
• Vérifiez régulièrement l’historique des actions sur votre compte pour détecter toute activité suspecte.

Avec Arkevia, la gestion de vos documents importants devient un jeu d’enfant. Vous gagnez du temps, vous sécurisez vos bulletins de paie et vous dormez sur vos deux oreilles. Alors, prêt à ouvrir votre espace personnel ?